In questo periodo di emergenza legato al Coronavirus, vogliamo approfondire con voi il tema della gestione delle emergenze, per mostrare come la recente tendenza all'automazione dei processi IT e alla trasformazione digitale possano aiutare un'azienda a superare concretamente questi casi spesso non previsti.
E' infatti comune per le imprese progettare e prevedere la gestione aziendale durante la normale operatività, ma spesso non vengono considerati i casi straordinari in cui si richiede all'azienda di continuare ugualmente a funzionare: è il concetto di robustezza, presente anche in informatica, ovvero la capacità di un sistema di rispondere adeguatamente anche a fronte di casi di utilizzo non previsti.
Nell’articolo di oggi vediamo come l’automazione delle procedure attraverso l’informatica possa rendere più solidi i processi e aiutare le aziende a fronteggiare le emergenze.
Prendiamo come esempio di processo aziendale la programmazione della produzione da parte di un responsabile, assumendo che il responsabile utilizzi un foglio Excel da sè costruito per assegnare nel tempo e calcolare le date previste delle attività, che vengono poi comunicate manualmente.
In caso di emergenza o operatività non prevista, il processo risulta molto fragile. Infatti:
L’utilizzo del file Excel è noto solo al responsabile di produzione: in assenza di questo, nessuno è in grado di aggiornarlo.
- I canali con cui avviene la comunicazione agli operatori sono variabili, non chiari e soggettivi: non è possibile sapere perciò dove guardare per conoscere se l’informazione è stata trasmessa (formato cartaceo, comunicazione a voce, file condivisi in rete, o altro)
Le procedure operative sono soggettive: tecniche di programmazione, priorità assegnate, e assegnazione lavorazioni ai reparti, dipendono esclusivamente dalla presenza della persona in azienda.
Anche in presenza di uno standard, metodi quali tramissione cartacea e a voce portano con sé i problemi tipici della mancata digitalizzazione degli strumenti: temporaneità, mancato aggiornamento, cancellabilità, e altri ancora.
Tutto questo può portare a conseguenze drastiche per l’operatività della produzione: senza conoscere la programmazione, nel caso migliore non vengono semplicemente comunicate le priorità tra le lavorazioni, ma nel caso peggiore non sono noti nemmeno i dettagli sulle lavorazioni da eseguire, e potenzialmente nemmeno le stesse.
Esaminiamo ora lo stesso scenario, quando viene adottato uno strumento informatico coerente e personalizzabile come il software per la gestione d’azienda SmartMan:
Il responsabile utilizza strumenti chiari e documentati, come ad esempio il modulo HyperSCHED: in sua assenza perciò, il lavoro è online e può essere ripreso da un’altra persona.
Il software possiede una struttura di flusso modellata ad hoc secondo l’operatività aziendale: viene perciò definito e documentato quali informazioni vengono trasmesse tra i diversi soggetti aziendali, e con quale mezzo (ad esempio attraverso HyperTAB, il software per la trasmissione della programmazione a bordo macchina).
A differenza di applicativi installati localmente o file in rete, quando si tratta di applicativi web è possibile attivare in modo semplice e pratico l’accesso all’intero software da altre postazioni, dall’esterno, o anche da casa (Smart Working), senza dover installare nuovamente il software o rivolgersi al responsabile IT, ma accedendo in modo semplice e pratico attraverso un browser web. Questo consentire un notevole risparmio di tempo e praticità nei casi di emergenza.
Consideriamo inoltre che spesso l’utilizzo di sistemi informativi ad hoc consente una riduzione dei tempi, sia per quanto riguarda i tempi di utilizzo, che di processing di sistema, disponendo spesso infatti di risorse di calcolo migliori. Questa riduzione dei tempi può essere recuperata con la riduzione del personale richiesto per la gestione (informatica e non) delle diverse aree, così da poter lavorare ad esempio con personale amministrativo limitato o ridotto.
Infine non abbiamo citato funzionalità di automazione spinta: è possibile ad esempio, come già realizzato da Real Comm in alcuni business cases, importare le distinte base dalla progettazione, eseguire automaticamente la schedulazione degli ordini cliente, o rilevare i dati in automatico dalle macchine. In tutti questi casi, non è più necessaria la presenza costante di un “operatore” umano, che può così diventare un “supervisore” al processo, riducendo così l’operatività manuale, liberando la risorsa da incarichi spesso ripetitivi, e naturalmente trasformando il processo da “basato sull’uomo” ad autonomo, indipendente, e naturalmente solido di fronte all’eventuale carenza di personale o tempo per operare.
Abbiamo fatto l’esempio per un responsabile dell’area produttiva perché ci fa “sentire a casa”, ma lo stesso si può dire per le aree logistiche, amministrative, o in generale per qualsiasi centro di lavoro sia coinvolto in decisionalità e portatore di informazioni.
Ti piace l’idea di rendere solido e robusto il tuo sistema azienda, anche durante la gestione di un'emergenza? Anche a noi!
Non esitare a contattarci per un primo incontro dimostrativo: potremo discutere insieme un modello di lavoro ad hoc, confezionato su misura per rispecchiare l’identità della tua azienda.
Per ulteriori informazioni vi invitiamo a consultare le pagine relativi ai seguenti moduli, per conoscere in dettaglio gli strumenti per l'automazione di processo e la trasformazione digitale che Real Comm mette a disposizione delle aziende:
SmartMan - software ERP completo per la gestione d'azienda
HyperSCHED - schedulatore di nuova generazione, con MES integrato
HyperMES - sistema di rilevazione completo e configurabile
HyperTAB - software pc e mobile per la comunicazione con i centri di lavoro
HyperCONN - connettori per impianti Industria 4.0, con gestione part program
Ci teniamo a ricordare infine che Real Comm, per aiutare le PMI Italiane in questo periodo di difficoltà, ha messo a disposizione consulenze gratuite su soluzioni di Smart Working, Remote Conferencing, e Team Collaboration, che consentiranno, anche questo in periodo di emergenza, di mantenere l'operatività aziendale ed il contatto con personale interno, i clienti, ed i fornitori.
